martes, 11 de diciembre de 2018

UT 04. Las comunicaciones telefónicas

Infografía

Fecha límite: lunes, 17 de diciembre, 16.00 h.
Realizar una infografía de cualquier contenido de la unidad en https://www.canva.com/.
Descargar el archivo y subirlo a la carpeta correspondiente de Google Drive.

domingo, 2 de diciembre de 2018

UT 04. Las comunicaciones telefónicas.

Atención de llamadas entrantes en una centralita telefónica.

UT 04. Las comunicaciones telefónicas.

Las funciones del cable submarino

UT 04. Las comunicaciones telefónicas



UT 04. Las comunicaciones telefónicas

lunes, 12 de noviembre de 2018

UT 03. Las habilidades sociales y el protocolo social empresarial

Fecha límite: sábado, 24 de noviembre, 22:00 horas

UT 03. Las habilidades sociales y el protocolo social empresarial

Fecha límite: sábado, 24 de noviembre, 22:00h

UT 03. Las habilidades sociales y el protocolo social empresarial

¿Os sentís identificados con algún grupo? ¿A qué preguntas contestarías que sí?

UT 03. Las habilidades sociales y el protocolo social empresarial

¿A qué crees que se dedican cada uno de los personajes que aparecen en el vídeo?

UT 03. Las habilidades sociales y el protocolo social empresarial

Fecha límite: sábado, 24 de noviembre, 22:00h

jueves, 8 de noviembre de 2018

Metáfora del móvil

Vídeo realizado por los alumnos del primer curso del ciclo de Administración y Finanzas del IES Juana I de Castilla (Tordesillas). En él tratan de hacer una autocrítica del uso que algunas veces hacen del móvil en las clases.


martes, 30 de octubre de 2018

TID UT 02. Operatoria de teclados I

Powerpoint de la UT 02
https://drive.google.com/file/d/1b-r4qUNP2sJ5SRFQWMo8W48NSr318NQc/view?usp=sharing
(Aunque en el powerpoint pone tema 5, corresponde a la UT 02)

TID. UT 02. Operatoria de teclados I

Apuntes de la UT 02
https://drive.google.com/file/d/1J-jspiAcJlMsoJ_n7jNs5Iz401CcZAzW/view?usp=sharing

UT 02. La comunicación oral en la empresa

UT 02. Actividades de síntesis

-Responde a las siguientes preguntas en un procesador de textos.
-Sube el archivo a la carpeta compartida de GOOGLE DRIVE de la unidad 2.
-Fecha límite: sábado 10 de noviembre a las 22:00 horas

0. Explica los medios de comunicación verbal y no verbal
1. ¿De qué diferentes formas se realiza la comunicación verbal?       
2. Características de la comunicación oral en la empresa.     
3. Técnicas de comunicación oral
4. ¿Qué son los registros del habla o del lenguaje?            
5. ¿Por qué hay que evitar la palabra “no”?       
6. ¿En qué situaciones se puede emplear el lenguaje informal?    
7. ¿Cuáles son las formas de la comunicación no verbal?          
8. Enumera las zonas de distancia interpersonal.    
9. ¿Qué son los gestos emblemas?
              

lunes, 29 de octubre de 2018

UT 02. La comunicación oral en la empresa. Análisis de vídeos de Teresa Baró (experta en comunicación no verbal).

Cada alumno analizará un vídeo de Teresa Baró, experta en comunicación no verbal. (Podéis encontrar todos los vídeos en Youtube).

1º. Lo visionará en casa.
2º. En un procesador de textos (Word) señalará las ideas más importantes (de 8 a 10).
3º. Lo compartirá en la carpeta compartida de GOOGLE DRIVE de la unidad 2. Fecha límite: sábado, 10 de noviembre a las 22:00 h.
4º. Lo explicará en clase al resto de compañeros el lunes, 12 de noviembre.

01. ÁLVARO. El lenguaje paraverbal: la voz y cómo utilizarla.
02. SERGIO. La cara, un espejo.
03. JONATAN. Detectar la mentira por la voz.
04. INÉS. El aspecto físico. Comunicación no verbal.
05. IRENE. Los gestos de mala educación. Vulgaridad
06. BERTA. La ropa. Comunicación no verbal.
07. REBECA. Gestos de superioridad y arrogancia.
08. VÍCTOR. Los gestos de barrera.
09. OMAR. La magia de la sonrisa.
10. IVÁN. Gestos de desinterés en una conversación

UT 02. La comunicación oral en la empresa. Análisis de vídeos de Teresa Baró (experta en comunicación no verbal).

Cada alumno analizará un vídeo de Teresa Baró, experta en comunicación no verbal. (Podéis encontrar todos los vídeos en Youtube)

1º. Lo visionará en casa.
2º. En un procesador de textos (Word) señalará las ideas más importantes (de 8 a 10).
3º. Lo compartirá en la carpeta compartida de GOOGLE DRIVE de la unidad 2. Fecha límite: sábado, 10 de noviembre a las 22:00 h.
4º. Lo explicará en clase al resto de compañeros el lunes, 12 de noviembre.

01. LAURA: La comunicación no verbal.
02. VÍCTOR: Comunicación no verbal en videoconferencias.
03. ALBERTO: Comunicación no verbal y nuevas tecnologías.
04. DELIA: Gestos para calmar y apaciguar
05. MARINA: ¿Cómo evitar la invasión espacial?
06. NEREA: Demostrar el poder con gestos.
07. ALEX: El pelo. Comunicación no verbal.
08. GEORGIANA. Los pies nunca mienten
09. YEKENIA. La forma de caminar. ¿Qué expresamos al andar?
10. PALOMA. La postura correcta. ¿Cómo debemos sentarnos?

domingo, 21 de octubre de 2018

UT 02. La comunicación oral en la empresa

El poder de las palabras

Antes de ver el vídeo, ¿qué frase de las siguientes crees que funcionará mejor?

"Estoy ciego, ayúdame, por favor"

"Es un hermoso día y no lo puedo ver"

sábado, 20 de octubre de 2018

UT 02. La comunicación oral en la empresa

Entrevista de trabajo. Preguntas y respuestas más frecuentes

(Fuente: Infoempleo)

Reflexionar sobre las siguientes preguntas: 
  1. ¿Cuál es la forma correcta de saludar?
  2. ¿El entrevistador hace preguntas abiertas o cerradas?
  3. ¿Sobre qué cuatro temas tratan las preguntas que hace el entrevistador?
  4. ¿Qué preguntas tipo se deben llevar preparadas a una entrevista?


UT 02. La comunicación oral en la empresa.

Errores más comunes en las entrevistas de trabajo. (Son ejemplos exagerados).

(Fuente: Infoempleo)

TUTORÍA. Sesión 8. Atención y concentración (Importancia de la atención)

http://contenidos.educarex.es/mci/2004/11/atencion/indexatencion.html

UT 02. La comunicación oral en la empresa

Documentos TV: "El verdadero discurso del Rey"


"El auténtico discurso del Rey" relata, a través del un impresionante archivo histórico, la historia de esfuerzo y superación que el Rey Jorge VI llevó a cabo para vencer su tartamudez. A través de sus icónicos discursos emprenderemos el viaje que acometió para encontrarse con su voz y dirigir su nación. (Documentos TV)

jueves, 4 de octubre de 2018

TUTORÍA. Sesión 4. La ruta del bakalao, 30 años después

Preguntas para reflexionar en clase:

1. ¿Qué similitudes encuentras entre la "fiesta" que muestra el documental y la de la actualidad?

2. "Alcohol y drogas es sinónimo de fiesta". ¿Qué piensas de esta afirmación?

3. ¿Qué es lo que más te ha llamado la atención del documental?






UT 01. Contenidos

Unidad 01 en PDF

https://drive.google.com/file/d/18JApeyjj27t-LMvpTEaEfmmZ9amwT2sD/view?usp=sharing

miércoles, 3 de octubre de 2018

TID. UT 01. Riesgos laborales derivados de la utilización de equipos informáticos

Unidad 01 en PDF

https://drive.google.com/file/d/1zdMGSlVvl0TMAQhLpSOycj_Xj8mqMF4Q/view?usp=sharing

UT 01. Riesgos laborales derivados de la utilización de equipos informáticos

Manual de seguridad y salud en oficinas

TID. UT 01. Riesgos laborales derivados de la utilización de equipos informáticos

Psicología del color


TID. UT 01. Riesgos laborales derivados de la utilización de equipos informáticos

Elegir una silla ergonómica

http://www.coshnetwork.org/sites/default/files/%234%20Elejir%20Silla%20Ergonomica_0.pdf

TID. UT 01. Riesgos laborales derivados de la utilización de equipos informáticos


Recomendaciones para el uso saludable del ordenador. Ergonomía


TUTORÍA. Sesión 3. Prevención y tratamiento de las drogodependencias y otras adicciones. Alcohol


http://proyectohombre.es/alcohol/

martes, 18 de septiembre de 2018

Presentación del tutor.

Buenos días. Mi nombre es Josemi. Voy a ser vuestro tutor durante el curso académico 2018/19.

En el siguiente enlace podemos obtener información sobre el título profesional básico en Servicios Administrativos.



TUTORÍA. FPB

Presentación del profesor

Buenos días. Mi nombre es Josemi. Voy a ser vuestro profesor durante el curso académico 2018/2019 del módulo profesional 3001 TRATAMIENTO INFORMÁTICO DE DATOS (TID) perteneciente al título de Servicios Administrativos. 

El módulo tiene una duración de 231 horas, a razón de 7 horas semanales.

Los resultados de aprendizaje que el alumno debe alcanzar para superar el módulo y que vienen determinados por el Real Decreto 127/2014, de 28 de febrero, son los siguientes:
1. Prepara los equipos y materiales necesarios para su trabajo, reconociendo sus principales funciones y aplicaciones y sus necesidades de mantenimiento. 
2. Graba informáticamente datos, textos y otros documentos, valorando la rapidez y exactitud del proceso. 
3. Trata textos y datos informáticamente, seleccionando las aplicaciones informáticas en función de la tarea.
4. Tramita documentación mediante su archivo, impresión y transmisión de los mismos, relacionado el tipo de documento con su ubicación. 

Referentes normativos:
-Real Decreto 127/2014, de 28 de febrero, por el que se regulan aspectos específicos de la Formación Profesional Básica de las enseñanzas de formación profesional del sistema educativo, se aprueban catorce títulos profesionales básicos, se fijan sus currículos básicos y se modifica el Real Decreto 1850/2009, de 4 de diciembre, sobre expedición de títulos académicos y profesionales correspondientes a las enseñanzas establecidas en la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación.
-ORDEN EDU/514/2014, de 18 de junio, por la que se establece el currículo correspondiente al título profesional básico en Servicios Administrativos en la Comunidad de Castilla y León.

Presentación del profesor.

Buenos días. Mi nombre es Josemi. Voy a ser vuestro profesor durante el curso académico 2018/2019 del módulo profesional 0651 COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CLIENTE (CACL) perteneciente al título de Técnico Superior en Administración y Finanzas.

El módulo tiene una duración de 160 horas, a razón de 5 horas semanales.

Los resultados de aprendizaje que el alumno debe alcanzar para superar el módulo y que vienen determinados por el Real Decreto 1584/2011, de 4 de noviembre, son los siguientes:
1. Caracteriza técnicas de comunicación institucional y promocional, distinguiendo entre internas y externas.
2. Realiza comunicaciones orales presenciales y no presenciales, aplicando técnicas de comunicación y adaptándolas a la situación y al interlocutor.
3. Elabora documentos escritos de carácter profesional, aplicando criterios lingüísticos, ortográficos y de estilo.
4 Determina los procesos de recepción, registro, distribución y recuperación de comunicaciones escritas, aplicando criterios específicos de cada una de estas tareas.
5. Aplica técnicas de comunicación, identificando las más adecuadas en la relación y atención a los clientes/usuarios.
6. Gestiona consultas, quejas y reclamaciones de posibles clientes, aplicando la normativa vigente
7. Organiza el servicio postventa, relacionándolo con la fidelización del cliente.

Referentes normativos:
-Real Decreto 1584/2011, de 4 de noviembre, por el que se establece el Título de Técnico Superior en Administración y Finanzas y se fijan sus enseñanzas mínimas.
-DECRETO 55/2013, de 22 de agosto, por el que se establece el currículo correspondiente al título de Técnico Superior en Administración y Finanzas en la Comunidad de Castilla y León.

lunes, 17 de septiembre de 2018

Presentación del profesor

Buenos días. Mi nombre es Josemi. Voy a ser vuestro profesor durante el curso académico 2018/2019 del módulo profesional 0437 COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE (CEAC) perteneciente al título de Técnico en Gestión Administrativa.

El módulo tiene una duración de 165 horas, a razón de 5 horas semanales.

Los resultados de aprendizaje que el alumno debe alcanzar para superar el módulo y que vienen determinados por el Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, son los siguientes:
1. Selecciona técnicas de comunicación, relacionándolas con la estructura e imagen de la empresa y los flujos de información existentes en ella.
2. Transmite información de forma oral, vinculándola a los usos y costumbres socioprofesionales habituales en la empresa.
3. Transmite información escrita, aplicando las técnicas de estilo a diferentes tipos de documentos propios de la empresa y de la Administración Pública.
4. Archiva información en soporte papel e informático, reconociendo los criterios de eficiencia y ahorro en los trámites administrativos.
5. Reconoce necesidades de posibles clientes aplicando técnicas de comunicación.
6. Atiende consultas, quejas y reclamaciones de posibles clientes aplicando la normativa vigente en materia de consumo.
7. Potencia la imagen de empresa reconociendo y aplicando los elementos y herramientas del marketing.
8. Aplica procedimientos de calidad en la atención al cliente identificando los estándares establecidos.

Referentes normativos:
-Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, por el que se establece el título de Técnico en Gestión Administrativa y se fijan sus enseñanzas mínimas.
-DECRETO 66/2011, de 9 de diciembre, por el que se establece el currículo correspondiente al título de Técnico en Gestión Administrativa en la Comunidad de Castilla y León.

Tratamiento informático de datos. FPB

Comunicación y atención al cliente. GS

miércoles, 11 de julio de 2018

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12


Haz un comentario sobre el Webinar (seminario online) impartido por Maribel Vidal de la AECOC (Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores) y visionado en clase sobre cómo vender en Marketplaces. ¿Te ha resultado interesante? ¿Qué has aprendido? Señala las ventajas e inconvenientes de este tipo de canales de distribución.

https://www.aecoc.es/formacion/webinars/


COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12




¿Por qué se encarece el precio de los tomates en el canal de distribución?

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 12


El marketing entre nosotros.

Muchas personas piensan, de forma generalizada y errónea, que el marketing solo está al alcance de las grandes empresas y que su principal misión es la de crear necesidades y hacer que la gente compre “sin ton ni son”. Otros asocian, también equivocadamente, la idea del marketing a la de hacer publicidad e inundarnos de anuncios. Pero el marketing no es eso. Al menos, no solo eso.
A todos nos interesa comprender de forma correcta en qué cosiste el marketing e identificar sus principales herramientas, porque como consumidores de bienes y servicios participamos en el proceso de marketing y porque, sin darnos cuenta, empleamos en nuestra vida diaria instrumentos que también son utilizados por el marketing.
Un buen conocimiento del marketing conducirá a ser un consumidor mejor informado y a entender que, como tal, las empresas están pendientes de tus necesidades y de tus exigencias en cuanto a variedad y calidad de productos.
Esta es la auténtica dimensión del marketing, la de ser una actividad humana que aspira a satisfacer las necesidades y los deseos por medio de procesos de intercambio.
Las empresas utilizan el marketing con fines comerciales. Establecen relaciones de intercambio en busca de su beneficio, pero no olvides que si nos relacionamos con las empresas es porque también obtenemos algo a cambio que contribuye a cubrir nuestras necesidades.
Las herramientas que emplea el marketing para su desarrollo también las empleamos nosotros de algún modo. Y esto es así porque, a fin de cuentas, se trata de contribuir al fomento de las relaciones. Relaciones comerciales, en el caso de las empresas y relaciones sociales en nuestro caso.
Resulta curioso darnos cuenta de que actividades tan normales en la vida diaria como pensar en la ropa que te vas a poner para ir a una entrevista, llamar a un amigo, dedicar horas de estudio, invitar la los familiares a tu cumpleaños o subir fotos y hacer comentarios en Tuenti o Facebook tienen una traducción en el ámbito de las empresas.
Estas actividades cotidianas son estrategias de marketing. Al analizarlas has fomentado la imagen corporativa, has analizado y comprendido las necesidades del mercado, has favorecido tu reputación corporativa, has realizado una promoción y, finalmente, te has preocupado por las relaciones públicas
Esto es el marketing en las empresas y en la vida diaria. Vamos a conocerlo.

Texto extraído del libro Comunicación empresarial y atención al cliente.
Ciclo de Gestión administrativa. Editorial Santillana.

COMUNICACIÓN UT 12

COMUNICACIÓN UT 11

COMUNICACIÓN 11

COMUNICACIÓN UT 11

COMUNICACIÓN 11

COMUNICACIÓN 11

COMUNICACIÓN UT 11


https://drive.google.com/file/d/1qM3ImwRsxUsHMtEMvjoJY6qn-zptOuqK/view?usp=sharing

Para los alumnos de Comunicación empresarial y atención al cliente.

Define en pocas palabras en qué consisten cada una de las siguientes conductas: sexting, grooming, ciberacoso, violencia de género, phising, carging, trashing, pharming, oversharing y geolocalización

COMUNICACIÓN UT 11



Para los alumnos de Comunicación empresarial y atención al cliente.

Comenta alguno de los vídeos relativos a Twitter, Instagram, Youtube, Whatssap, Chrome, Android, etc. ¿Has podido seguir los pasos indicados?

COMUNICACIÓN UT 11


Para los alumnos de Comunicación y atención al cliente. ¿Te ha resultado útil el vídeo o ya tenías configurada la privacidad de tu cuenta de Facebook?.

COMUNICACIÓN UT 11

COMUNICACIÓN UT 10



Acceso a los juegos creados por el profesor para los sistemas de ordenación. Buscar por JOSEMI ELVIRA

https://www.cerebriti.com

COMUNICACIÓN UT 10

miércoles, 23 de mayo de 2018

COMUNICACION. Webinar: Vender en Marketplaces. Sector ferretería y bricolaje.


Haz un comentario sobre el Webinar (seminario online) impartido por Maribel Vidal de la AECOC (Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores) y visionado en clase sobre cómo vender en Marketplaces. ¿Te ha resultado interesante? ¿Qué has aprendido? Señala las ventajas e inconvenientes de este tipo de canales de distribución.

https://www.aecoc.es/formacion/webinars/


COMUNICACIÓN. Pirámide de necesidades de Maslow.

COMUNICACIÓN. Las 4 P´s del Marketing

jueves, 17 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN. Texto introductorio a la UT: El marketing en la actividad empresarial


El marketing entre nosotros.

Muchas personas piensan, de forma generalizada y errónea, que el marketing solo está al alcance de las grandes empresas y que su principal misión es la de crear necesidades y hacer que la gente compre “sin ton ni son”. Otros asocian, también equivocadamente, la idea del marketing a la de hacer publicidad e inundarnos de anuncios. Pero el marketing no es eso. Al menos, no solo eso.
A todos nos interesa comprender de forma correcta en qué cosiste el marketing e identificar sus principales herramientas, porque como consumidores de bienes y servicios participamos en el proceso de marketing y porque, sin darnos cuenta, empleamos en nuestra vida diaria instrumentos que también son utilizados por el marketing.
Un buen conocimiento del marketing conducirá a ser un consumidor mejor informado y a entender que, como tal, las empresas están pendientes de tus necesidades y de tus exigencias en cuanto a variedad y calidad de productos.
Esta es la auténtica dimensión del marketing, la de ser una actividad humana que aspira a satisfacer las necesidades y los deseos por medio de procesos de intercambio.
Las empresas utilizan el marketing con fines comerciales. Establecen relaciones de intercambio en busca de su beneficio, pero no olvides que si nos relacionamos con las empresas es porque también obtenemos algo a cambio que contribuye a cubrir nuestras necesidades.
Las herramientas que emplea el marketing para su desarrollo también las empleamos nosotros de algún modo. Y esto es así porque, a fin de cuentas, se trata de contribuir al fomento de las relaciones. Relaciones comerciales, en el caso de las empresas y relaciones sociales en nuestro caso.
Resulta curioso darnos cuenta de que actividades tan normales en la vida diaria como pensar en la ropa que te vas a poner para ir a una entrevista, llamar a un amigo, dedicar horas de estudio, invitar la los familiares a tu cumpleaños o subir fotos y hacer comentarios en Tuenti o Facebook tienen una traducción en el ámbito de las empresas.
Estas actividades cotidianas son estrategias de marketing. Al analizarlas has fomentado la imagen corporativa, has analizado y comprendido las necesidades del mercado, has favorecido tu reputación corporativa, has realizado una promoción y, finalmente, te has preocupado por las relaciones públicas
Esto es el marketing en las empresas y en la vida diaria. Vamos a conocerlo.

Texto extraído del libro Comunicación empresarial y atención al cliente.
Ciclo de Gestión administrativa. Editorial Santillana.

COMUNICACIÓN. Conocimientos previos: El marketing en la actividad empresarial

miércoles, 16 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN. Fichas didácticas de protección de datos: sexting, grooming, ciberacososo...


https://drive.google.com/file/d/1qM3ImwRsxUsHMtEMvjoJY6qn-zptOuqK/view?usp=sharing

Para los alumnos de Comunicación empresarial y atención al cliente.

Define en pocas palabras en qué consisten cada una de las siguientes conductas: sexting, grooming, ciberacoso, violencia de género, phising, carging, trashing, pharming, oversharing y geolocalización

martes, 15 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN. AEPD. Videos sobre configuración de privacidad en Internet: redes sociales, navegadores y sistemas operativos móviles



Para los alumnos de Comunicación empresarial y atención al cliente.

Comenta alguno de los vídeos relativos a Twitter, Instagram, Youtube, Whatssap, Chrome, Android, etc. ¿Has podido seguir los pasos indicados?

COMUNICACIÓN. AEPD: Configuración de privacidad en Facebook


Para los alumnos de Comunicación y atención al cliente. ¿Te ha resultado útil el vídeo o ya tenías configurada la privacidad de tu cuenta de Facebook?.

martes, 8 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN: Técnicas para atender las quejas por teléfono

https://www.cerebriti.com/juegos-de-ciencias/tecnicas-para-atender-las-quejas-por-telefono#.WvIM3YiFPIU

COMUNICACIÓN: Usos habituales del teléfono en la empresa

https://www.cerebriti.com/juegos-de-ciencias/usos-habituales-del-telefono-en-la-empresa#.WvIMp4iFPIU

COMUNICACIÓN: Funciones de telefonía

https://www.cerebriti.com/juegos-de-tecnologia/funciones-adicionales-de-telefonia#.WvIMaYiFPIU

COMPRAVENTA. Tareas del departamento de almacén

https://www.cerebriti.com/juegos-de-ciencias/tareas-del-departamento-de-almacen#.WvIL14iFPIU

COMPRAVENTA. Tipos de existencias

https://www.cerebriti.com/juegos-de-ciencias/tipos-de-existencias#.WvIKz4iFPIU

jueves, 3 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN. Texto introductorio de la UT: La clasificación y la ordenación documental.


Para empezar: Manos al archivo
Una vez que sabemos cómo se organiza y funciona de forma externa el archivo en la empresa, tenemos que aprender a manejarlo. Si estás en una empresa y te piden que guardes unos documentos, ¿cómo lo harías? ¿Utilizarías algún sistema o te limitarías a colocarlos unos detrás de otros?
A la hora de organizar un archivo, primero debemos fijarnos en los tipos de documentos que vamos a archivar. De esta manera, intentaremos encontrar una característica común a los mismos que nos permita seleccionar un criterio de ordenación. Así, las facturas las podemos ordenar por fechas, pero los expedientes de los clientes seguramente es mejor ordenarlos de forma alfabética.
Cada empresa organiza su archivo en función de sus necesidades, por lo que debes tener en cuenta que la ordenación de documentos se realizará en cada empresa de forma diferente. El criterio elegido estará en función del tipo de documento y las necesidades del archivo. Sin embargo, sea cual sea el criterio utilizado, siempre debe permitir la rápida localización de documentos.
Cuando tenemos que guardar un documento, por ejemplo, un pedido de un cliente, es necesario conocer los criterios que estén establecidos para archivar ese documento, tanto si está en papel como si está en soporte informático: lo primero que debemos hacer es clasificarlo y luego ordenarlo siguiendo uno o varios d ellos métodos de ordenación que aprenderás en esta unidad.
Además, no se trata solo de guardar la documentación, sino también de recuperarla cuando la necesitemos. Si queremos consultar un documento del archivo, para hacerlo de forma rápida y eficiente debemos saber qué método se ha utilizado para archivarlo. Si necesito consultar el contrato de un cliente tengo que saber si está ordenado por orden alfabético o cronológico. Conocer y utilizar adecuadamente los criterios para ordenar los documentos te va a facilitar mucho el trabajo a la hora de localizarlos en el archivo.
No podemos olvidar que la organización del archivo repercute en la gestión diaria de la empresa. Imagínate, por ejemplo, que no sabes dónde has archivado la licencia de apertura de la empresa o el orden que has utilizado al guardar los expedientes del personal: puede suponer en un momento dado una considerable pérdida de tiempo o retraso en el inicio de una actividad en la que se han invertido muchas horas de trabajo y de gestión.

martes, 1 de mayo de 2018

COMUNICACIÓN. Conocimientos previos de la UT: Los archivos convencionales e informáticos

COMUNICACIÓN. Texto introductorio a la UT: Los archivos convencionales e informáticos

Para empezar: Encontrar una aguja en un pajar.

Cuando trabajes en  una empresa descubrirás el gran volumen de documentación con el que se trabaja: cartas de proveedores y de clientes, comunicaciones de las administraciones públicas como Hacienda o la Seguridad Social, nóminas de los trabajadores, facturas, pedidos, etc. Toda esta documentación es producida o recibida por la empresa en el ejercicio de su actividad, y para poder llevar a cabo la misma es importante que se encuentre debidamente ordenada.
En cualquier momento podemos necesitar algún documento y cuánto más rápido lo localicemos, más efectivo será nuestro trabajo. Si solo una persona se dedicara a archivar la documentación, sabría siempre dónde está cada documento. Pero la realidad es que dentro de la oficina  van a ser varias personas las que utilicen los mimos documentos, por lo que va a ser necesario partir de unas normas o reglas básicas que todos deben seguir. Imagínate por un momento el tiempo que se puede perder y las consecuencias que puede tener no encontrar un documento que necesitamos, por ejemplo, para atender debidamente a un cliente: daríamos una imagen de desorganización y falta de eficacia.
Pero la empresa no solo debe disponer de un archivo ordenado que permita localizar y consultar rápidamente los documentos, sino que debe establecer una serie de normas para conservar los mismos.
Es importante conocer qué documentos hemos de conservar y cuáles podemos eliminar, porque si la empresa conservara todos los documentos que produce y recibe, nos encontraríamos con que tendríamos un archivo que ocuparía demasiado espacio, lo que supone un aumento de los costes del mimo, una ocupación innecesaria de espacio útil y una pérdida de tiempo para los empleados.
Una forma de ahorrar espacio y dinero para la empresa es la utilización de los documentos electrónicos. Cada vez es más común más el intercambio y tramitación de documentación de forma electrónica en las empresas. Por ejemplo, la tramitación de un parte de baja de un trabajador puede realizarse a través del sistema RED de la Seguridad Social de forma más rápida y sencilla. Sin embargo, al igual que pasa con los documentos impresos en papel, es necesario seguir una serie de normas básicas respecto a la ordenación y conservación de los mismos, para lo cual será necesario que la empresa disponga y nosotros conozcamos el funcionamiento de los sistemas gestores de bases de datos de los archivos informáticos.

COMUNICACIÓN