COMUNICACIÓN. Texto introductorio de la UT: La clasificación y la ordenación documental.

Para empezar: Manos al archivo

Una vez que sabemos cómo se organiza y funciona de forma externa el archivo en la empresa, tenemos que aprender a manejarlo. Si estás en una empresa y te piden que guardes unos documentos, ¿cómo lo harías? ¿Utilizarías algún sistema o te limitarías a colocarlos unos detrás de otros?

A la hora de organizar un archivo, primero debemos fijarnos en los tipos de documentos que vamos a archivar. De esta manera, intentaremos encontrar una característica común a los mismos que nos permita seleccionar un criterio de ordenación. Así, las facturas las podemos ordenar por fechas, pero los expedientes de los clientes seguramente es mejor ordenarlos de forma alfabética.

Cada empresa organiza su archivo en función de sus necesidades, por lo que debes tener en cuenta que la ordenación de documentos se realizará en cada empresa de forma diferente. El criterio elegido estará en función del tipo de documento y las necesidades del archivo. Sin embargo, sea cual sea el criterio utilizado, siempre debe permitir la rápida localización de documentos.

Cuando tenemos que guardar un documento, por ejemplo, un pedido de un cliente, es necesario conocer los criterios que estén establecidos para archivar ese documento, tanto si está en papel como si está en soporte informático: lo primero que debemos hacer es clasificarlo y luego ordenarlo siguiendo uno o varios d ellos métodos de ordenación que aprenderás en esta unidad.

Además, no se trata solo de guardar la documentación, sino también de recuperarla cuando la necesitemos. Si queremos consultar un documento del archivo, para hacerlo de forma rápida y eficiente debemos saber qué método se ha utilizado para archivarlo. Si necesito consultar el contrato de un cliente tengo que saber si está ordenado por orden alfabético o cronológico. Conocer y utilizar adecuadamente los criterios para ordenar los documentos te va a facilitar mucho el trabajo a la hora de localizarlos en el archivo.

No podemos olvidar que la organización del archivo repercute en la gestión diaria de la empresa. Imagínate, por ejemplo, que no sabes dónde has archivado la licencia de apertura de la empresa o el orden que has utilizado al guardar los expedientes del personal: puede suponer en un momento dado una considerable pérdida de tiempo o retraso en el inicio de una actividad en la que se han invertido muchas horas de trabajo y de gestión.