Para empezar: Encontrar una aguja en un pajar.
Cuando trabajes en
una empresa descubrirás el gran volumen de documentación con el que se
trabaja: cartas de proveedores y de clientes, comunicaciones de las
administraciones públicas como Hacienda o la Seguridad Social, nóminas de los
trabajadores, facturas, pedidos, etc. Toda esta documentación es producida o
recibida por la empresa en el ejercicio de su actividad, y para poder llevar a
cabo la misma es importante que se encuentre debidamente ordenada.
En cualquier momento podemos necesitar algún documento y
cuánto más rápido lo localicemos, más efectivo será nuestro trabajo. Si solo
una persona se dedicara a archivar la documentación, sabría siempre dónde está
cada documento. Pero la realidad es que dentro de la oficina van a ser varias personas las que utilicen los
mimos documentos, por lo que va a ser necesario partir de unas normas o reglas
básicas que todos deben seguir. Imagínate por un momento el tiempo que se puede
perder y las consecuencias que puede tener no encontrar un documento que
necesitamos, por ejemplo, para atender debidamente a un cliente: daríamos una
imagen de desorganización y falta de eficacia.
Pero la empresa no solo debe disponer de un archivo
ordenado que permita localizar y consultar rápidamente los documentos, sino que
debe establecer una serie de normas para conservar los mismos.
Es importante conocer qué documentos hemos de conservar y
cuáles podemos eliminar, porque si la empresa conservara todos los documentos
que produce y recibe, nos encontraríamos con que tendríamos un archivo que
ocuparía demasiado espacio, lo que supone un aumento de los costes del mimo,
una ocupación innecesaria de espacio útil y una pérdida de tiempo para los
empleados.
Una forma de ahorrar espacio y dinero para la empresa es
la utilización de los documentos electrónicos. Cada vez es más común más el
intercambio y tramitación de documentación de forma electrónica en las
empresas. Por ejemplo, la tramitación de un parte de baja de un trabajador
puede realizarse a través del sistema RED de la Seguridad Social de forma más
rápida y sencilla. Sin embargo, al igual que pasa con los documentos impresos
en papel, es necesario seguir una serie de normas básicas respecto a la
ordenación y conservación de los mismos, para lo cual será necesario que la
empresa disponga y nosotros conozcamos el funcionamiento de los sistemas
gestores de bases de datos de los archivos informáticos.
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