COMPRAVENTA. Tareas del departamento de almacén

https://www.cerebriti.com/juegos-de-ciencias/tareas-del-departamento-de-almacen#.WvIL14iFPIU

COMPRAVENTA. Tipos de existencias

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COMUNICACIÓN. Texto introductorio de la UT: La clasificación y la ordenación documental.

Para empezar: Manos al archivo

Una vez que sabemos cómo se organiza y funciona de forma externa el archivo en la empresa, tenemos que aprender a manejarlo. Si estás en una empresa y te piden que guardes unos documentos, ¿cómo lo harías? ¿Utilizarías algún sistema o te limitarías a colocarlos unos detrás de otros?

A la hora de organizar un archivo, primero debemos fijarnos en los tipos de documentos que vamos a archivar. De esta manera, intentaremos encontrar una característica común a los mismos que nos permita seleccionar un criterio de ordenación. Así, las facturas las podemos ordenar por fechas, pero los expedientes de los clientes seguramente es mejor ordenarlos de forma alfabética.

Cada empresa organiza su archivo en función de sus necesidades, por lo que debes tener en cuenta que la ordenación de documentos se realizará en cada empresa de forma diferente. El criterio elegido estará en función del tipo de documento y las necesidades del archivo. Sin embargo, sea cual sea el criterio utilizado, siempre debe permitir la rápida localización de documentos.

Cuando tenemos que guardar un documento, por ejemplo, un pedido de un cliente, es necesario conocer los criterios que estén establecidos para archivar ese documento, tanto si está en papel como si está en soporte informático: lo primero que debemos hacer es clasificarlo y luego ordenarlo siguiendo uno o varios d ellos métodos de ordenación que aprenderás en esta unidad.

Además, no se trata solo de guardar la documentación, sino también de recuperarla cuando la necesitemos. Si queremos consultar un documento del archivo, para hacerlo de forma rápida y eficiente debemos saber qué método se ha utilizado para archivarlo. Si necesito consultar el contrato de un cliente tengo que saber si está ordenado por orden alfabético o cronológico. Conocer y utilizar adecuadamente los criterios para ordenar los documentos te va a facilitar mucho el trabajo a la hora de localizarlos en el archivo.

No podemos olvidar que la organización del archivo repercute en la gestión diaria de la empresa. Imagínate, por ejemplo, que no sabes dónde has archivado la licencia de apertura de la empresa o el orden que has utilizado al guardar los expedientes del personal: puede suponer en un momento dado una considerable pérdida de tiempo o retraso en el inicio de una actividad en la que se han invertido muchas horas de trabajo y de gestión.

COMUNICACIÓN. Conocimientos previos de la UT: Los archivos convencionales e informáticos

COMUNICACIÓN. Texto introductorio a la UT: Los archivos convencionales e informáticos

Para empezar: Encontrar una aguja en un pajar.

Cuando trabajes en  una empresa descubrirás el gran volumen de documentación con el que se trabaja: cartas de proveedores y de clientes, comunicaciones de las administraciones públicas como Hacienda o la Seguridad Social, nóminas de los trabajadores, facturas, pedidos, etc. Toda esta documentación es producida o recibida por la empresa en el ejercicio de su actividad, y para poder llevar a cabo la misma es importante que se encuentre debidamente ordenada.

En cualquier momento podemos necesitar algún documento y cuánto más rápido lo localicemos, más efectivo será nuestro trabajo. Si solo una persona se dedicara a archivar la documentación, sabría siempre dónde está cada documento. Pero la realidad es que dentro de la oficina  van a ser varias personas las que utilicen los mimos documentos, por lo que va a ser necesario partir de unas normas o reglas básicas que todos deben seguir. Imagínate por un momento el tiempo que se puede perder y las consecuencias que puede tener no encontrar un documento que necesitamos, por ejemplo, para atender debidamente a un cliente: daríamos una imagen de desorganización y falta de eficacia.

Pero la empresa no solo debe disponer de un archivo ordenado que permita localizar y consultar rápidamente los documentos, sino que debe establecer una serie de normas para conservar los mismos.

Es importante conocer qué documentos hemos de conservar y cuáles podemos eliminar, porque si la empresa conservara todos los documentos que produce y recibe, nos encontraríamos con que tendríamos un archivo que ocuparía demasiado espacio, lo que supone un aumento de los costes del mimo, una ocupación innecesaria de espacio útil y una pérdida de tiempo para los empleados.

Una forma de ahorrar espacio y dinero para la empresa es la utilización de los documentos electrónicos. Cada vez es más común más el intercambio y tramitación de documentación de forma electrónica en las empresas. Por ejemplo, la tramitación de un parte de baja de un trabajador puede realizarse a través del sistema RED de la Seguridad Social de forma más rápida y sencilla. Sin embargo, al igual que pasa con los documentos impresos en papel, es necesario seguir una serie de normas básicas respecto a la ordenación y conservación de los mismos, para lo cual será necesario que la empresa disponga y nosotros conozcamos el funcionamiento de los sistemas gestores de bases de datos de los archivos informáticos.

COMUNICACIÓN

CECA. Test de UT1